Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — основной регистр налогового учёта для всех предпринимателей на УСН. Рассказываем, как её вести, что записывать и как не ошибиться.
Что такое КУДиР
КУДиР — документ, в котором отражаются все хозяйственные операции, влияющие на расчёт налога по УСН. Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина № 135н.
Кто обязан вести:
| Режим | Обязательность |
|---|---|
| УСН «Доходы» (6%) | Да |
| УСН «Доходы минус расходы» (15%) | Да |
| ПСН (патент) | Да (только доходы, для контроля лимита 60 млн) |
| ЕСХН | Да |
| ОСНО (для ИП) | Рекомендуется (аналог — книга учёта доходов и расходов для ОСНО) |
| НПД (самозанятые) | Нет |
Формы КУДиР для разных режимов
КУДиР для УСН
Состоит из 5 разделов (на УСН 6% заполняются I и IV, на УСН 15% — I, II, III, V):
| Раздел | УСН 6% | УСН 15% |
|---|---|---|
| I. Доходы и расходы | Только доходы | Доходы и расходы |
| II. Расходы на приобретение ОС | Не заполняется | Стоимость ОС до перехода на УСН |
| III. Убытки прошлых лет | Не заполняется | Суммы, уменьшающие базу |
| IV. Расходы на взносы (уменьшение налога) | Суммы взносов | Не заполняется |
| V. Торговый сбор | Если платите | Не заполняется |
КУДиР для ПСН
- Только доходы (раздел I)
- Цель — контроль лимита 60 млн руб
КУДиР для ЕСХН
- Унифицированная форма (приказ Минфина № 169н)
- Доходы и расходы, включая ЕСХН-специфику (субсидии, потери)
Как заполнять: общие правила
Электронная или бумажная
- Электронная — рекомендуется (удобнее, не нужно заверять в ФНС)
- Бумажная — можно, но при проверке может потребоваться распечатка и заверение
Основные принципы
- Кассовый метод — запись на дату поступления/списания денег
- Хронологический порядок — операции по датам
- Нарастающий итог — итоги нарастающим итогом с начала года
- Отдельная строка на каждую операцию — нельзя объединять
- Документальное подтверждение — каждая запись подтверждается первичным документом
Структура записи
№ п/п | Дата и номер документа | Содержание операции | Сумма дохода | Сумма расхода
Раздел I. Доходы и расходы
Что записывать в доходы (для УСН 6% и 15%)
Включается:
- Выручка от реализации (поступление на счёт или в кассу)
- Авансы от покупателей
- Внереализационные доходы (проценты по вкладам, штрафы от контрагентов, безвозмездное получение)
- Курсовые разницы (если валютный счёт)
НЕ включается:
- Собственные средства ИП, внесённые на расчётный счёт
- Возврат займов
- Взносы в уставный капитал (для ООО)
- Ошибочные поступления (возвращаются)
Пример записи (УСН 6%):
1 | 15.01.2026, п/п № 45 | Поступление от ООО «Ромашка» за услуги | 100 000 | —
Что записывать в расходы (только для УСН 15%)
Перечень закрытый (ст. 346.16 НК РФ). Основные группы:
| Расход | Документальное подтверждение |
|---|---|
| Материалы и товары | Платёжка, накладная |
| Зарплата | Расчётный лист, ведомость |
| Страховые взносы | Платёжка |
| Аренда | Договор, акт, платёжка |
| Ремонт ОС | Акт, платёжка |
| Проценты по кредитам | Договор, график |
| Реклама | Договор, акт |
| Канцтовары, связь, интернет | Чек, договор |
| Услуги сторонних организаций | Акт, платёжка |
| Транспортные расходы | Платёжка, путёвка |
Пример записи (УСН 15%):
1 | 20.01.2026, п/п № 78 | Оплата поставщику за товары | — | 50 000
2 | 25.01.2026, п/п № 90 | Уплата страховых взносов | — | 15 000
Раздел II. Расходы на приобретение ОС (УСН 15%)
Заполняется, если ОС куплено до перехода на УСН. Для ОС, приобретённых в период применения УСН, — стоимость отражается в разделе I.
Пример:
| № | Вид ОС | Дата ввода | Стоимость | Срок списания |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук | 10.02.2026 | 80 000 | В течение года |
Раздел III. Убытки прошлых лет (УСН 15%)
Если по итогам предыдущих лет были убытки, их можно перенести на будущее (до 10 лет). В разделе III указывается сумма убытка, на которую уменьшается база текущего года.
Пример:
Остаток неперенесённого убытка на 01.01.2026 — 200 000 руб
Налоговая база 2026 года — 150 000 руб (уменьшена до 0)
Остаток убытка на 01.01.2027 — 50 000 руб
Раздел IV. Расходы на страховые взносы (УСН 6%)
Заполняется только для УСН «Доходы». Здесь указываются суммы страховых взносов, уплаченных в каждом квартале, на которые уменьшается налог.
Пример:
| Квартал | Сумма взносов (за себя + за сотрудников) |
|---|---|
| 1-й квартал | 15 000 |
| Полугодие | 30 000 |
| 9 месяцев | 45 000 |
| Год | 60 000 |
Правила:
- ИП без сотрудников — налог уменьшается на 100% от суммы взносов
- ИП и ООО с сотрудниками — не более 50% от суммы налога
- Взносы учитываются в том периоде, в котором они фактически уплачены
Перенос остатков с прошлого года
Если вы вели КУДиР в 2025 году, в начале 2026 года нужно перенести:
- Итоги по доходам — остаток на конец года
- Итоги по расходам (для УСН 15%) — остаток
- Остаток убытков (раздел III)
- Стоимость ОС (раздел II) — с учётом ранее списанной суммы
Как заверять КУДиР
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Электронная, не распечатывается | Не заверяется (ФНС запрашивает — распечатываете, сшиваете, заверяете) |
| Электронная, распечатывается | Прошить, пронумеровать, на последней странице указать количество листов, подпись ИП / руководителя ООО, печать (если есть) |
| Бумажная | Заполняется до начала года, ведётся вручную |
| После окончания года | Сдать в ФНС — не нужно. Только предъявить по требованию в течение 10 рабочих дней |
Срок заверения — до 30 апреля года, следующего за отчётным.
Автоматизация КУДиР
| Инструмент | Особенность | Цена |
|---|---|---|
| Excel / Google Таблицы | Вручную, бесплатно | 0 руб |
| Моё дело | Автоматический импорт из банка | от 1 500 руб/мес |
| Контур.Эльба | Для ИП без сотрудников | от 1 200 руб/мес |
| СБИС | Связка с банком и ЭДО | от 1 500 руб/мес |
| 1С: Бухгалтерия | Полноценный учёт | от 5 400 руб/квартал |
| 1С: Упрощёнка | Специализация на УСН | от 3 000 руб/квартал |
Облачные сервисы автоматически формируют КУДиР на основе банковских выписок.
Штрафы
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие КУДиР | 10 000 – 30 000 руб | ст. 120 НК РФ |
| Грубое нарушение (систематическое отсутствие) | 40 000 руб | ст. 120 НК РФ |
| Непредставление КУДиР по требованию ФНС | 200 руб за каждый документ (не более 10 000 руб) | ст. 126 НК РФ |
| Отсутствие КУДиР + доначисление налога | 20–40% от суммы | ст. 122 НК РФ |
Типичные ошибки
- Не отражён возврат аванса — возврат уменьшает доход, его нужно записать отдельной строкой
- Учтён расход до оплаты — кассовый метод требует, чтобы деньги были списаны
- Учтён неразрешённый расход (УСН 15%) — перечень расходов закрытый
- Не перенесён остаток убытков (раздел III) — потеря права на уменьшение базы
- Неверный расчёт взносов (раздел IV) — учтены взносы, которые не уплачены в этом периоде
- Не указан торговый сбор (раздел V) — если платите
- Пропущена строка — нарушение хронологии, ФНС может не принять книгу
FAQ
1. Нужно ли вести КУДиР, если я на УСН и доходов нет? Да. Даже при нулевом доходе КУДиР ведётся (или пустая книга с итогами = 0).
2. Можно ли не вести КУДиР, если я пользуюсь облачным сервисом? Нет. Сервис ведёт её за вас, но вы обязаны контролировать правильность.
3. Как часто нужно вносить записи? По мере совершения операций. Если операций нет — записи не вносятся.
4. Нужно ли сдавать КУДиР в ФНС? Нет. КУДиР не сдается. ФНС может запросить её в рамках проверки.
5. Можно ли вести КУДиР в Excel? Да. Форма не запрещена. Главное — соблюдать структуру.
6. Как внести исправление? В электронной — новой записью с пометкой «Исправление». На бумаге — зачёркиванием (чтобы было видно зачёркнутое), рядом — правильная запись, подпись и дата.
7. Сколько хранить КУДиР? 5 лет с даты последней записи (ст. 23 НК РФ).
8. Нужно ли заверять КУДиР у нотариуса? Нет. Заверяется подписью ИП/руководителя ООО.
9. Как быть, если КУДиР утеряна? Восстановить по первичным документам (выписки банка, акты, платёжки). Если восстановить невозможно — подать заявление в ФНС.
10. Обязательна ли КУДиР для ИП на ПСН? Да. Для контроля лимита доходов (60 млн руб в год). Доходы записываются в раздел I.