Каждый бизнес обязан хранить документы — налоговые, бухгалтерские, кадровые. Сроки установлены Налоговым кодексом, Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236. Несоблюдение сроков грозит штрафами и проблемами при налоговых проверках.
Общие правила
Как хранить
- В подлинниках (копии не заменяют оригиналы, кроме случаев, когда оригинал у контрагента)
- В бумажном или электронном виде (с УКЭП)
- В упорядоченном состоянии (подшивки, папки, журналы)
- В доступном для проверки месте
Электронное хранение
С 2026 года ФНС принимает электронные документы без дублирования на бумаге. Но для этого:
- Документ должен быть подписан УКЭП
- Система хранения должна обеспечивать неизменность и доступность
- При проверке нужно предоставить читаемый экземпляр
Место хранения
- По юридическому адресу организации
- У ИП — по месту регистрации
- У стороннего архива — по договору хранения
Сроки хранения основных документов
Налоговые документы
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Декларации (налоговые расчёты) | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Книги покупок и продаж | 5 лет | п. 3 ст. 169 НК РФ |
| Счета-фактуры (входящие и исходящие) | 5 лет | п. 3 ст. 169 НК РФ |
| Документы по налогам (платёжки, расчёты) | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Документы по возврату НДС (если возмещение было) | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| КУДиР | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Документы для расчёта налогов (акты, накладные) | 5 лет | Перечень Росархива |
| Документы о налоговых льготах | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Документы об убытках (для переноса на будущее) | Весь период списания + 5 лет | п. 4 ст. 283 НК РФ |
Бухгалтерские документы
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Бухгалтерская отчётность (годовая) | Постоянно | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Бухгалтерская отчётность (промежуточная) | 5 лет | Перечень Росархива |
| Первичные документы (акты, накладные, счета) | 5 лет | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Регистры бухучёта (Главная книга, ОСВ) | 5 лет | Перечень Росархива |
| Учётная политика | 5 лет после замены на новую | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Инвентаризационные описи | 5 лет | Перечень Росархива |
| Договоры (аренда, поставка, подряд) | 5 лет после окончания | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы (кассовая книга, приходники, расходники) | 5 лет | Перечень Росархива |
| Документы о недостачах и хищениях | 10 лет | Перечень Росархива |
Кадровые документы
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 50 лет (до 2003 — 75 лет) | Перечень Росархива |
| Личные карточки (форма Т-2) | 50 лет (до 2003 — 75 лет) | Перечень Росархива |
| Приказы по личному составу (приём, увольнение) | 50 лет (до 2003 — 75 лет) | Перечень Росархива |
| Трудовые книжки (невостребованные) | 50 лет (до 2003 — 75 лет) | Перечень Росархива |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет (50 лет — для вредных условий) | Перечень Росархива |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива |
| Командировочные документы | 5 лет | Перечень Росархива |
| Договоры ГПХ с физлицами | 5 лет | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Должностные инструкции | 50 лет (до 2003 — 75 лет) | Перечень Росархива |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива |
Организационно-распорядительные
| Документ | Срок |
|---|---|
| Устав, учредительные документы | Постоянно |
| Свидетельство о регистрации (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) | Постоянно |
| Лицензии и разрешения | Постоянно |
| Протоколы общих собраний | Постоянно |
| Решения единственного учредителя | Постоянно |
| Печать организации (при ликвидации) | Передаётся в архив |
Начало отсчёта срока хранения
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был составлен.
Пример: Договор подписан 15 марта 2026 года. Срок хранения 5 лет — до 1 января 2032 года.
Исключение: кадровые документы — срок исчисляется с года, следующего за годом увольнения сотрудника.
Уничтожение документов
Уничтожать документы можно только по истечении срока хранения и при отсутствии:
- Неоконченной налоговой проверки
- Назначенной выездной проверки
- Судебных споров, связанных с этими документами
Порядок уничтожения
- Создать экспертную комиссию (или назначить ответственного)
- Составить акт о выделении к уничтожению (с перечнем документов)
- Уничтожить (измельчение, сжигание, удаление с гарантированным стиранием)
- Зафиксировать факт уничтожения в акте
Если ФНС запросит уничтоженные документы, а срок хранения ещё не истёк — штраф.
Штрафы за нарушение сроков хранения
| Нарушение | Штраф по ст. 15.11 КоАП |
|---|---|
| Грубое нарушение правил ведения бухучёта (включая хранение) | 5 000–10 000 руб (должностные лица) |
| Повторное в течение года | 10 000–20 000 руб или дисквалификация |
| Отсутствие первичных документов (при проверке) | Доначисление налогов расчётным методом |
Налоговые последствия при утере документов
- ФНС доначисляет налоги расчётным методом (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ)
- Сумма доначислений может быть в разы выше реальных обязательств
- Штраф за непредставление документов — 200 руб за каждый отсутствующий документ (ст. 126 НК РФ)
- Для ООО — дополнительно 200 000–300 000 руб (ст. 120 НК РФ)
Как наладить архив
Бумажный архив
- Папки-регистраторы по годам и видам документов
- Каждая папка — с описью вложений
- Хранить в сухом, защищённом от огня помещении
- К кадровым документам — отдельный сейф
- Журнал учёта выдачи документов (кто и когда взял)
Электронный архив
- Система с разграничением прав доступа
- Обязательное резервное копирование (ежедневное или еженедельное)
- Использование УКЭП для юридической значимости
- Индексация документов для быстрого поиска
- Сканирование бумажных документов (с сохранением оригиналов — на усмотрение)
Популярные сервисы для электронного архива
| Сервис | Цена |
|---|---|
| 1С: Архив | от 10 000 руб |
| Диадок (архив) | входит в тариф ЭДО |
| СБИС (архив) | от 3 000 руб/мес |
| Этлас | от 5 000 руб/мес |
| Google Диск / Яндекс.Диск | 0 руб (базовый) |
Что делать при утере документов
- Составить акт об отсутствии (пожаре, краже, утере)
- Восстановить документы, где возможно:
- Запросить копии у контрагентов
- Получить дубликаты из банка (выписки)
- Восстановить расчёты через ФНС
- Уведомить ФНС (если документы запрошены проверкой) — ходатайство о продлении срока
- Если восстановить невозможно — приложить акт утери к материалам проверки
Если документы не восстановлены: ФНС доначислит налоги расчётным методом.
Особенности для ИП
ИП хранит документы по тем же правилам, что и ООО, но с учётом:
- ИП не обязан вести бухгалтерский учёт (Закон № 402-ФЗ), поэтому бухгалтерские регистры — по желанию
- КУДиР — обязательна, срок хранения 5 лет
- Чеки и платёжки — 5 лет
- Кадровые документы — 50 лет (если есть сотрудники)
- При закрытии ИП — документы нужно хранить 4 года после снятия с учёта
FAQ
1. Сколько хранить договоры с контрагентами? 5 лет после окончания срока действия договора. Если договор бессрочный — 5 лет после последней операции.
2. Нужно ли хранить счета-фактуры в бумажном виде? При ЭДО — можно в электронном. Если бумажный — обязательно в оригинале.
3. Как долго хранить документы после закрытия ООО? Архив нужно передать в государственный архив или обеспечить хранение самостоятельно. Сроки по Перечню Росархива — до 50–75 лет для кадровых документов.
4. Можно ли хранить документы в облаке? Да, если документы подписаны УКЭП и система обеспечивает неизменность (хэширование, журнал изменений). Просто сканы без УКЭП — не являются оригиналами.
5. Что будет, если документы сгорели? Составить акт о пожаре. Попытаться восстановить. Если не удалось — при проверке ФНС доначислит налоги, но суды часто встают на сторону налогоплательщика, если утрата не по вине бизнеса (постановление АС Северо-Кавказского округа № Ф08-4500/2023).
6. Какой штраф за отсутствие первички? Доначисление налогов + штраф 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ) + пени.
7. Нужно ли хранить переписку с контрагентами? Рекомендуется (для досудебного урегулирования споров). Обязательно — если в договоре указано, что юридически значимые сообщения направляются по email.
8. Как организовать архив для ИП без сотрудников? Достаточно папки с договорами, актами, счетами-фактурами и КУДиР. Хранить в хронологическом порядке, 5 лет.
9. Сколько хранить налоговые декларации? 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При проверке налоговая может запросить и более ранние — если вы переносите убытки.
10. Когда можно уничтожить кадровые документы? Через 50 лет (75 — если сотрудник уволился до 2003 года). Уничтожение раньше срока — административная и уголовная ответственность.