После того как ИП решает нанять первого сотрудника, статус предпринимателя принципиально меняется: появляется обязанность рассчитывать и платить НДФЛ, страховые взносы, сдавать отчётность за сотрудников. Разберём пошагово, как оформить первый трудовой договор без ошибок.
Шаг 1. Проверьте, можно ли вам нанимать сотрудников
Не все ИП могут нанимать работников. Ограничения зависят от налогового режима:
| Режим | Лимит сотрудников |
|---|---|
| УСН | Не более 130 человек |
| ПСН | Не более 15 человек |
| НПД (самозанятость) | Нельзя нанимать сотрудников (можно привлекать по ГПХ) |
| ОСНО | Без ограничений |
| ЕСХН (для с/х) | Не более 300 человек |
Если у вас НПД — вам нельзя заключать трудовые договоры. Только договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с другими самозанятыми или ИП.
Шаг 2. Встаньте на учёт как работодатель
Раньше ИП должен был вставать на учёт в СФР (ранее — ФСС) в течение 30 дней после первого найма. С 2024 года порядок изменился:
- СФР (Социальный фонд) — ФНС передаёт данные о регистрации ИП как работодателя автоматически на основании первого поданного РСВ. Отдельно вставать на учёт не нужно.
- ФНС — вы уже состоите на учёте как плательщик НДФЛ и страховых взносов. Дополнительных действий не требуется.
Если вы нанимаете сотрудника впервые, сдайте РСВ (расчёт по страховым взносам) за период, в котором заключён первый договор, даже если это нулевой расчёт. Так ФНС передаст данные в СФР.
Шаг 3. Запросите документы у сотрудника
Перед заключением трудового договора сотрудник должен предоставить:
| Документ | Обязательность |
|---|---|
| Паспорт | Обязательно |
| Трудовая книжка | Обязательно (кроме первого места работы или если сотрудник отказался от бумажной и перешёл на электронную) |
| СНИЛС | Обязательно |
| ИНН | Необязательно, но желательно |
| Документы воинского учёта | Обязательно для военнообязанных (военный билет, приписное) |
| Диплом об образовании | Если работа требует специальных знаний |
| Медицинская книжка | Для отдельных сфер (торговля, общепит, образование, медицина) |
Важно: ИП не вправе требовать документы, не связанные с работой (например, справку о несудимости, если работа её не требует).
Шаг 4. Ознакомьте сотрудника с локальными актами
До подписания договора сотрудник должен быть ознакомлен под роспись с:
- Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- Положением об оплате труда
- Положением о премировании (если есть)
- Положением о защите персональных данных
- Инструкцией по охране труда (по должности)
- Коллективным договором (если есть)
Для ИП без штатного бухгалтера и кадровика допустимо совместить локальные акты в одном документе или утвердить их как приложения к трудовому договору.
Шаг 5. Заключите трудовой договор
Трудовой договор обязателен. ГПХ (гражданско-правовой договор) — допустим, но только для разовых работ. Если сотрудник работает регулярно по графику — только трудовой договор.
Что обязательно включить в договор
| Условие | Описание |
|---|---|
| Стороны | ФИО ИП и сотрудника |
| Дата и место заключения | Город, дата |
| Место работы | Адрес или описание |
| Должность | По штатному расписанию (или можно без него) |
| Дата начала работы | С какого числа |
| Срок договора | Бессрочный или срочный (до 5 лет) |
| Режим работы | Часы, дни, перерыв |
| Условия оплаты | Оклад, премии, надбавки, сроки выплаты |
| Испытательный срок | До 3 месяцев (до 6 для руководителей) |
| Отпуск | 28 календарных дней в год |
| Обязанности | Можно сослаться на должностную инструкцию |
Зарплата должна быть не ниже МРОТ (с 01.01.2026 — 23 500 руб в месяц) при полностью отработанной норме.
Шаг 6. Издайте приказ о приёме на работу
Приказ (форма Т-1 или свободная) издаётся на основании трудового договора. Сотрудник знакомится с приказом под роспись в течение 3 дней с даты начала работы.
Шаг 7. Оформите трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая:
- Внесите запись о приёме на работу в течение 5 дней
Если сотрудник впервые устраивается:
- Заведите электронную трудовую книжку (через СФР)
- Бумажную заводить не нужно (с 2021 года)
Если сотрудник отказался от бумажной (перешёл на электронную):
- Выдайте бумажную на руки с записью о заявлении
- Ведите только электронную
Для ИП: запись в трудовой книжке заверяется подписью ИП и печатью (если есть).
Шаг 8. Уведомите военкомат
В течение 5 дней после приёма на работу военнообязанного сотрудника ИП обязан направить сведения в военкомат:
- Форма — Приложение № 2 к Положению, утв. ПРФ № 719
- Подаётся лично или по почте (заказным письмом)
- Также нужно подать сведения при увольнении и ежегодно (отчёт о военнообязанных)
Шаг 9. Начните платить налоги и взносы
НДФЛ
ИП становится налоговым агентом по НДФЛ:
| Ставка | Сумма дохода в год |
|---|---|
| 13% | До 2 400 000 руб |
| 15% | 2 400 001 – 5 000 000 руб |
| 18% | 5 000 001 – 20 000 000 руб |
| 20% | 20 000 001 – 50 000 000 руб |
| 22% | Свыше 50 000 000 руб |
НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника и перечисляется не позднее 28 числа месяца (за предыдущий месяц — с 23-го по последний день месяца; за декабрь — до 28 января).
Страховые взносы за сотрудников
| Вид взноса | Ставка в пределах базы | Ставка сверх базы |
|---|---|---|
| Пенсионное страхование (ОПС) | 22% | — |
| Медицинское страхование (ОМС) | 5,1% | — |
| Социальное страхование (ВНиМ) | 2,9% | — |
| На травматизм | 0,2–8,5% | — |
| Итого (общая ставка) | 30% | 15,1% (с 2026, до 2 979 000 руб база) |
Единая предельная база на 2026 год — 2 979 000 руб. С выплат в пределах базы — 30%, сверх — 15,1%.
На травматизм (СФР)
В зависимости от основного кода ОКВЭД — от 0,2% (I класс риска) до 8,5% (XXXII класс). ИП обязан подтверждать основной вид деятельности в СФР ежегодно до 15 апреля.
Шаг 10. Сдавайте отчётность за сотрудникников
Какие отчёты сдавать
| Отчёт | Куда | Когда |
|---|---|---|
| РСВ (расчёт страховых взносов) | ФНС | Ежеквартально, до 25 числа |
| 6-НДФЛ (расчёт НДФЛ) | ФНС | Ежеквартально, до 25 числа |
| Персонифицированные сведения (о физлицах) | ФНС | Ежемесячно, до 25 числа |
| ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) | СФР | При приёме/увольнении + ежегодно |
| ЕФС-1 (стаж) | СФР | Ежегодно, до 25 января |
| 4-ФСС (на травматизм) | СФР | Ежеквартально (с 2023 — в составе ЕФС-1) |
| Подтверждение ОКВЭД (травматизм) | СФР | Ежегодно, до 15 апреля |
Штрафы за несдачу
| Отчёт | Минимальный штраф |
|---|---|
| РСВ | 1 000 руб за каждый месяц |
| 6-НДФЛ | 1 000 руб за каждый месяц |
| ЕФС-1 | 350–1 000 руб за каждого сотрудника |
| Персонифицированные сведения | 500 руб за каждого сотрудника |
Шаг 11. Выплачивайте зарплату правильно
Сроки выплаты
Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ):
- Аванс — до 30 числа текущего месяца
- Зарплата — до 15 числа следующего месяца
Между авансом и зарплатой не более 15 дней.
Форма выплаты
- Наличными из кассы (с применением ККТ)
- На банковские карты сотрудников (зарплатный проект или переводом)
Прожиточный минимум
С 2026 года минимальная зарплата — не менее МРОТ (23 500 руб) при полной занятости. Если сотрудник работает на неполную ставку — пропорционально.
Особенности для ИП на разных режимах
УСН «Доходы»
ИП может уменьшить налог на страховые взносы, уплаченные за сотрудников, но не более чем на 50% (ст. 346.21 НК РФ).
ПСН (патент)
ИП на ПСН может уменьшить стоимость патента на взносы за сотрудников, но не более чем на 50%. Максимум сотрудников — 15 человек.
НПД
ИП на НПД не может нанимать сотрудников по трудовым договорам. Только ГПХ с другими самозанятыми или ИП.
Что нужно сделать сразу после найма
- Заключить трудовой договор (подписать обеими сторонами)
- Издать приказ о приёме на работу
- Внести запись в трудовую книжку
- Уведомить военкомат (в течение 5 дней)
- Сдать персонифицированные сведения (до 25 числа следующего месяца)
- Платить НДФЛ и взносы (до 28 числа)
- Начать вести табель учёта рабочего времени
FAQ
1. Обязательно ли ИП вести штатное расписание? Нет, если у ИП менее 5 сотрудников. Но для оформления приёма и расчёта зарплаты оно упрощает учёт.
2. Нужен ли ИП табель учёта рабочего времени? Да. Табель — основание для начисления зарплаты. Можно использовать унифицированную форму Т-12 или Т-13.
3. Можно ли принять сотрудника на неполный день? Да. В трудовом договоре указывается неполное рабочее время. Зарплата — пропорционально отработанному времени.
4. Как ИП уволить сотрудника? По тем же основаниям, что и ООО: по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение дисциплины, сокращение и т.д. Уведомить за 2 недели (или 3 дня при испытательном сроке).
5. Нужно ли выплачивать отпускные? Да. 28 дней в год (2,33 дня за месяц работы). Отпускные — из среднего заработка за 12 месяцев. Непредоставление отпуска более 2 лет — нарушение.
6. Может ли ИП нанять родственника? Да. Никаких ограничений для ИП нет (в отличие от госслужащих).
7. Как быть, если сотрудник заболел? Первые 3 дня болезни оплачивает ИП, остальные — СФР. Больничный рассчитывается из среднего заработка за 2 года.
8. Что такое зарплатный проект? Договор с банком на автоматическое зачисление зарплаты сотрудникам. Снижает комиссию за снятие наличных и упрощает учёт.
9. Нужна ли касса для выплаты зарплаты? Зарплата перечисляется на карты — касса не нужна. Если выдаёте наличными из кассы — ККТ не применяется (это не расчёт за товары/услуги).
10. Какие штрафы за невыплату зарплаты? За задержку — компенсация (1/150 ключевой ставки за каждый день). За невыплату более 2 месяцев — уголовная ответственность (ст. 145.1 УК РФ) до 3 лет.